ในการประชุมแต่ละครั้ง การสื่อสารให้ผู้เข้าร่วมประชุมเข้าใจเนื้อหาตรงกัน ทำให้สามารถหารือ และ แสดงความคิดเห็นได้ตรงประเด็น เป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้การประชุมนั้นได้ผลลัพธ์ที่ดี วิธีการที่สามารถนำมาช่วยให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพก็มีหลากหลายรูปแบบด้วยกันเช่น การอธิบายด้วยคำพูด การมีรูปภาพประกอบ การใช้สไลด์ประกอบ หรือการใช้วีดีโอประกอบ ปัจจุบันมีเทคโนโลยีต่างๆ ที่สามารถนำมาช่วยยกระดับการสื่อสารให้ง่ายและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ไม่ว่าจะเป็น การใช้ Projector ร่วมกับฉากเพื่อนำมาฉายแสดงภาพประกอบการอธิบาย การใช้จอ LED ซึ่งมีความละเอียดยิ่งขึ้น เพื่อแสดงสไลด์และวีดีโอต่างๆ การใช้กระดานไวท์บอร์ดเพื่อเขียนและอภิปรายหารือร่วมกันในประเด็นนั้นๆ รวมถึงปัจจุบันที่มีการทำงานแบบออนไลน์มากขึ้น ก็สามารถใช้เทคโนโลยีด้าน Video